Просто автоматизируем ваш бизнес

Кейсы

Особенности перехода от самописной CRM к гибкой Битрикс24 в компании по IT-аутсорсингу

Компания заказчика работает в сфере информационных технологий, занимается системной интеграций, поставкой программного обеспечения и предоставляет другие услуги, связанные с нишей IT.

С ЧЕМ ПРИШЕЛ КЛИЕНТ

На момент обращения у клиента уже была собственная, сделанная его разработчиками CRM. Однако ей не хватало гибкости в настройке, существующая система управления взаимоотношениями с клиентами не могла удовлетворить все потребности компании и не предоставляла всех необходимых опций.

К одним из таких опций относятся невозможность работать с поручениями и оперативно контролировать их работу, работать с долгосрочными проектами и оценивать их эффективность, а при возникновении сложности оперативно реагировать на ситуацию.

В связи с тем, что компания имеет распределенную ресурсную базу, и не представлена одним офисом, была необходима оперативная коммуникация внутри компании. До внедрения корпоративного портала, в основном, все внутрикорпоративное общение проходило по почте, в различных мессенджерах, которые в совокупности совсем не отвечают современных реалиям IT-рынка.

Основной поток потенциальных клиентов поступал через сайт, разработанный на платформе Joomla, и через отраслевые форумы. Стоит отметить, что интеграции между самописной СРМ и сайтом не было, отсюда возникла новая проблема - ошибки при переносе заявок, обращений с сайта и других рекламных источников в CRM-систему.

У клиента было сразу несколько задач, которые нужно было решить с помощью Битрикс 24, о них и пойдет речь дальше.

ЗАДАЧИ КЛИЕНТА

Ввести единую среду для коммуникации между сотрудниками

Контроль постановки и выполнения задач. Возможность работать с проектами

Автоматизация бизнес процессов и интеграция Битрикс24 с 1С: Бухгалтерия и Онлайн-кассой

Организация процесса взаимодействия с базой контрагентов

Контроль и отслеживание эффективности рекламных кампаний

РЕАЛИЗОВАННОЕ РЕШЕНИЕ 

Внедрение осуществляли поэтапно:

настройка CRM-системы

Перенесли базу из старой системы, в новую. Оптимизировали существующую воронку продаж под новую СРМ, исключив лишние этапы. Разделили работу по разным направлениям, согласно своей специфике, добавили свои стадии для работы с лидами и сделками.

Интегрирация Битрикс24 с АТС
Произведена интеграция телефонии на базе Astrisk c Битрикс24. Теперь все заявки автоматически распределяются по ответственным менеджерам и поступают в новый корпоративный портал.
Интеграция Битрикс24 с Сайтом
Подключили и настроили CRM-формы, онлайн-чат, мессенджеры для коммуникации и сбора контактных данных заинтересованных посетителей сайта. Все заявки и обращения автоматически поступают менеджерам отдела продаж и фиксируются в системе.
Настройка бизнес-процессов

Были настроены бизнес-процессы: автоматическая отправка счетов после отправки писем клиентам, была выполнена автоматизация по оплате счетов. Менеджеры перестали бегать в бухгалтерию, все уведомления об оплате поступают СРМ автоматически. Заявки на закупку и командировки также были автоматизированы и инициируются через Битрикс. 

Подготовка программы и проведение обучения

Провели обучение с последующим тестированием ключевых пользователей Битрикс24 по модулям: Задачи и проекты, Онлайн-офис, Сайты24, Администрирование Битрикс24, Создание бизнес-процессов.

Настройка модуля техподдержки
Автоматизировали процесс отправки заявок в техподдержку. Теперь при возникновении вопросов или при поступление новых задач по развитию системы, нам автоматически поступает уведомление в servecedesk. Запрограммировали отчеты для контроля сервисдеска
Настройка сквозной аналитики
Подключили рекламные кабинеты Яндекс.Директ, Google Ads. Также была настроена система calltracking для отслеживания звонков с диджитал и рекламных материалов, utm-разметка для аналитики поисковых запросов и ссылочной массы.

КАКИЕ СЛОЖНОСТИ ВОЗНИКЛИ

Сложности начали возникать уже после завершения проекта. Многие сотрудники с трудом переходили в новую CRM систему Bitrix 24 и, несмотря на обучение, не могли освоить многие функции. Часть из них продолжала самостоятельно выбирать прежние методы взаимодействия и фиксирования задач, что препятствовало переходу на новую систему, и замедляло развитие бизнес процессов в компании.
Этот вопрос решили с помощью 2 этапов:

  1. Провели повторное обучением с практическим обучением и тестами.
  2. Выставили KPI по работе с модулями корпоративного портала, разработали нематериальные методы поощрения сотрудников в работе с новой системой.

РЕЗУЛЬТАТЫ

Финансовая прозрачность.

Благодаря интеграции между 1С:Бухгалтерия и СРМ, в новую систему начала передаваться информация об оплате. Это также оптимизировало работу менеджеров и бухгалтерии, поскольку счета больше не приходится подписывать вручную и согласовывать. Плюс подключение онлайн-кассы позволило автоматически обрабатывать платежи с банковских карт.

Повышение лояльности к компании

Добавление новых методов оплаты, поддержка клиентов через чаты, уменьшение скорости обработки заявок техническим отделом сделали обслуживание более комфортным для клиента.

Прозрачность работы технического отдела.

Все жалобы на неисправности фиксируются в СРМ-системе.

Увеличилась эффективность работы отдела маркетинга

С помощью интеграции сайта с Битрикс24 и внедрения сквозной аналитики, позволило оценить эффективность рекламных кампаний и принять верные управленческие решения по развитию и продвижению компании.

Внутрикорпоративная коммуникация

Введение единой информационной системы позволило повысить вовлеченность сотрудников в рабочий процесс компании. Теперь любой сотрудник может открыть карточку и найти своего коллегу из другого офиса или отдела, задать ему интересующий вопрос в чате, или позвонить по видеосвязи. А общая лента новостей позволила всем быть в курсе последних новостей компании.

Кроме всего вышеперечисленого, стоит добавить, что заказчику больше не нужно тратить ресурс на обслуживание собственной самодельной СРМ - Битрикс 24 регулярно обновляется и гарантирует техническую поддержку для каждого клиента.

У вас похожие задачи ?

пишите - разберемся вместе!

CRM-форма появится здесь